Mỗi TCBC gồm
7 phần
1.
Nguồn
tin: tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của tổ chức, cá nhân ra TCBC
2.
Tên
văn bản THÔNG CÁO BÁO CHÍ, không đề chung chung là “thông tin chương trình” hay
“thông tin sự kiện, doanh nghiệp”…
3.
Tiêu
đề
4.
Ngày
tháng năm, thời điểm ra thông báo
5.
Nội
dung chính
6.
Thông
tin về công ty
7.
Thông
tin liên hệ
Ví dụ:
Nguồn
tin ->GEMADEPT
TP Hồ Chí
Minh, ngày 25 tháng 6 năm 2010
THÔNG
CÁO BÁO CHÍ -> tên
văn bản
LỄ KÝ KẾT
XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG CẢNG NƯỚC SÂU GEMALINK –CÁI MÉP -> Tiêu đề
TP.HCM,
ngày 28/6/2010 -> (thời gian, địa điểm), Công
ty CP GEMALINK- tổ chức Lễ ký kết xây dựng hạ tầng cảng nước sâu Gemalink – Cái
mép giữa công ty Gemalink và liên danh Dealim –SAMWHAN (Hàn Quốc) tại khách sạn
Sheraton, TP. HCM.
Nội
dung -> Cụm cảng
nước sâu Cái Mép (Bà Rịa- Vũng Tàu) thuộc cụm cảng số 5 trong quy hoạch tổng thể
của Chính phủ vè phát triển hệ thống cảng biển VN, vị trí đắc địa rất thuận lợi
gần các tuyến hàng hải Quốc tế với độ sau tự nhiên của bến nước có thể cho tàu
tới 100000 DWT cập cảng và độ bồi lắng
hàng năm rất thấp, ít phải nạo vét. Tổng vốn đầu tư giai đoạn 1 cảng Gemalink
là 300 triệu USD bao gồm cả chi phí quyền sử dụng đất. Việc xây dựng cảng sẽ
chính thức được khởi công vào tháng 8 năm 2010 và cảng sẽ đi vào hoạt động năm
2013. Sau khi giai đoạn 2 (2014) hoàn thành, diện tích kho của cảng sẽ tăng lên
72ha. Đồng thời, bến chính sẽ kéo dài 1150m, bến tàu FEEDER cũng kéo dài 370m.
Năng lực xếp dỡ của cảng lúc này sẽ đạt 2,4 triệu TEU/năm.
Ông Đỗ Văn Minh – Tổng giám đốc Gemedept
cho biết: “ Việc ký kết hợp đồng xây dựng cơ sở hạ tầng cho cảng nước sâu
Gemalink hôm nay đánh dấu một cột mộc quan trọng trong việc thực hiên 1 trong 5
trọng điểm trong chiến lược phát triển của Gemadept: Phát triển hệ thống cảng
biển và dịch vụ hàng hải, Logistics dọc bờ biển đất nước, tại các vùng kinh tế
trọng điểm”.
Cảng nước sâu Gemalink Cái Mép sau khi
hoàn thành hứa hẹn sẽ đem đến nhiều thuận lợi hơn cho việc vận chuển trên biển
trong khu vực phía Nam.
Thông tin
công ty Gemadept- > thông tin về công ty
Thông tin
về tập đoàn Samwhan
Mọi chi tiết
vui lòng liên hệ -> thông tin liên hệ
Nguyễn Thị
A – PR Planning Manager
Công ty ………
Địa chỉ………….
Điện thoại…………….
Fax……..
Hand
phone…………….
Email…………………
1.
Nguồn
tin
Nguồn tin
bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc của tổ chức, cá nhân ra TCBC. Đây thường
là logo và địa chỉ của công ty có thông tin muốn gửi đến công chúng. Chức năng
của phần này nhằm giúp cho phóng viên, khi nhìn vào TCBC, có thể xác định được
ngay TCBC này viết về công ty nào.
2.
Tên
văn bản
Cần ghi rõ
thể loại văn bản là THÔNG CÁO BÁO CHÍ, không để chung chung là “Thông tin
chương trình” hay “Thông tin sự kiện, doanh nghiệp”.
Cách trình bày chữ TCBC nên viết chữ in
có gạch dưới THÔNG CÁO BÁO CHÍ và
ở bên lề trái. Theo cách viết TCBC cũ, dưới dòng TCBC là dòng for immediate
release (để đăng ngay), hoặc là Embargo Until …(chờ đến…). Hiện nay, dòng để
đăng ngay ít được sử dụng, tốt nhất là không nên sử dụng trên bất cứ tin tức
thông báo nào vì câu này dã lỗi thời và không có nghĩa. Vì đối với nhà báo, khi
nhận được TCBC là họ sẽ viết và gửi đăng ngay chứ không trì hoãn. Tuy nhiên, có
những trường hợp, người viết yêu cầu thời gian đặc biệt cho thông cáo báo chí của
mình. Ví dụ, bạn có thể viết: “Sử dụng sau 21 giờ ngày 16 tháng 1”. Câu này thường
được sử dụng khi nội dung của TCBC có kiên quan đến bài phát biểu hoặc giải thưởng
sẽ được thông báo và thời điểm xã định trước. Hoặc bạn muốn tin tức được đưa
lên vào ngày bạn sẽ tung ra sản phẩm.
3.
Tiêu
đề
Mục đích của
tiêu đề là giúp cho biên tập viên hoặc phóng viên có sự nhìn nhận nhanh chóng về
nội dung của thông cáo báo chí. Tiêu đề được xem là phần quan trọng nhất của
TCBC, nếu khái quát nội dung chính của bản thông cáo.
Ví dụ của
tiêu đề dưới chữ THÔNG CÁO BÁO CHÍ cách 2 dòng. Tiêu đề nên được viết in hoa,
bôi đậm và cỡ chữ lớn hơn trong phần nội dung.
4.
Thời
gian, địa điểm
Dòng thời
gian, địa điểm xuất hiện lúc bắt đầu đoạn một. Dòng ghi thời gian và địa điểm
đơn giản là thành phố nơi mà thông cáo được viết cộng với ngày tháng viết TCBC.
Địa điểm thì luôn được viết hoa tất cả các chữ và ngày tháng thì viết nhỏ hơn.
Dòng thời gian, địa điểm luôn được in đậm để làm nổi bật. Đây là ví dụ về ngày
tháng:
SANFANCISCO,
28 April 1999 – Visa, Global sponsor of Rugby Cup…
Việt Nam,
Ngày 17 tháng 6 năm 2010- Công ty ….
5.
Nội
dung chính
Nội dung
chính của TCBC thường gồm bốn đoạn.
Đoạn 1: Phần
quan trọng nhất của bất kỳ thông cáo báo chí nào là đoạn mở đầu, tóm ý tất cả
những thông tin chính. Chỉ từ 1 đến 2 câu, bạn phải dưa cho người đọc các chi
tiết cơ bản của câu chuyện. Phần mở đầu là phần quan trọng và không thể thiếu
trong bất kỳ TCBC nào.
Đoạn 2: Nếu
các chi tiết khá quan trọng của thông tin, phát triển them ý của đoạn mở đầu.
Đoạn 3:
Trích dẫn câu nói của người có chức vụ trong công ty. Câu trích dẫn phải liên
quan đến chủ đề của TCBC. Câu trích dẫn phải liên quan đến chủ đề của TCBC. Câu
trích dẫn này làm cho TCBC có giá trị tin tức hơn. Theo kinh nghiệm của tác giả
thì khoảng 70% các câu trích dẫn trong TCBC đều được nhà báo sử dụng trong khi
viết bài tin của họ.
Đoạn 4: Kết
thúc TCBC bằng cách nhắc lại tiêu đề theo cách viết khác hoặc những thông tin
không quan trọng lắm về công ty. Chúng ta sẽ xem hướng dẫn cách viết nội dung ở
phần sau.
THÔNG
CÁO BÁO CHÍ
LỄ KÝ KẾT
XÂY DỰNG CƠ SỞ HẠ TẦNG CẢNG NƯỚC SÂU GEMALINK –CÁI MÉP
Đoạn 1: TP.HCM, ngày 28/6/2010, Công ty CP GEMALINK –
tổ chức Lễ ký kết xây dựng hạ tầng cảng nước sâu Gemalink – Cái Mép giữa công
ty Gemalink và liên danh Dealim –SAMWHAN (Hàn Quốc) tại Khách sạn Sheraton,
TP.HCM.
Đoạn 2: Cụm cảng nước sâu Cái Mép( Bà Rịa –Vũng Tàu)
thuộc cụm cảng số 5 trong quy hoạch tổng thể của chính phủ về phát triển hệ thống
cảng biển VN, vị trí đắc địa rất thuận lợi gần các tuyến hàng hải Quốc tế với độ
sâu tự nhiên của bến nước có thể cho tàu tới 100.000 DWT cập cảng và độ bồi lắng
hàng năm thấp, ít phải nạo vét. Tổng vốn đầu tư giai đoạn 1 cảng Gemalink là
300 triệu USD bao gồm cả chi phí quyền sử dụng đất. Việc xây dựng Cảng sẽ chính
thực được khởi công vào tháng 8 năm 2010 và cảng sẽ đi vào hoạt động trong năm
2013. Sauk hi gian đoaạn 2 hoàn thành (2014), diện tích kho bãi của cảng sẽ
tăng lên 72ha. Đồng thời, bến chính sẽ kéo dài 1.150m, bến tàu FEEDER cũng kéo
dài 370km. Khả năng xếp dỡ của cảng lúc này sẽ đạt 2,4 triệu TEU/năm.
Đoạn 3: Ông Đỗ Văn Minh – Tổng giám đốc Gemedept cho
biết: “ Việc ký kết hợp đồng xây dựng cơ sở hạ tầng cho Cảng nước sâu Gemalink
hôm nay đánh dấu một cột mốc quan trọng trong việc thực hiện 1 trong 5 trọng điểm
trong chiến lược phát triển của Gemadept: Phát triển hệ thống Cảng biển và dịch
vụ hàng hải, logistics dọc bờ biển đất nước, tại các vùng kinh tế trọng điểm”.
Đoạn 4: Cảng nước sâu Gemedept Cái Mép sau khi hoàn
thành hứa hẹn sẽ đem đến nhiều thuận lợi cho việc vận chuyển trên biển trong
khu vực phía Nam.
6.
Thông
tin về công ty
Chức năng của phần này là đưa ra những
thông tin cơ bản về công ty, ngành, nghề, doanh số, nhân viên nhằm giúp phóng
viên hình dung ra được mục tiêu, độ lớn, lĩnh vực kinh doanh của tổ chức.
Thông tin về công ty được soạn thảo chính
xác một lần và sử dụng thống nhất cho tất cả TCBC của công ty được cập nhật số
liệu hàng năm hoặc khi có thay đổi. Phần này chúng ta chỉ nên viết ngắn gọn khoảng
4 đến 5 dòng trên giấy A4 (dưới 100 từ).
VD:
McDonald’s là công ty cung cấp thực phẩm lớn nhất thế giới, với gần 25000 nhà
hàng phục vụ hơn 40 triệu người, với gần 25.000 nhà phục vụ hơn 40 triệu người
mỗi ngày tại 115 quốc gia. Khoảng 85% nhà hàng McDonald’s ở Mỹ là sơ hữu và hợp
tác bởi những người nhượng quyền độc lập.
7.
Thông
tin liên hệ của người phụ trách PR hoặc chịu trách nhiệm về thông tin.
Chúng ta cần phần biệt sự khác nhau giữa
phần 1 là nguồn tin và phần 7 này. Ở phần 1 là thông tin của công ty, còn phần
thông tin liên hệ này là một người cụ thể, thường là ngường viết TCBC. Nếu
doanh nghiệp tự viết, phần này thường đề tên của phụ trách PR trong doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp thuê Agency hoặc tên của người viết TCBC bên Agency lẫn tên
người phụ trách PR của doanh nghiệp.
Phần này quan trọng vì khi phóng viên cần
thêm thông tin, họ sẽ biết phải gọi đến đâu để hỏi, vì thế thông tin trong phần
này phải tuyệt đối chính xác và không được tùy tiện, phải chọn người có nhiều
thông tin nhất và được ủy quyền trả lời báo chi. Khi viết thông tin liên hệ,
không được viết sơ sài, cần đầy đủ tin: họ tên, chức vụ, điện thoại bàn công
ty, fax, điện thoại di động, email và trang web.
VD minh họa
Nguyễn Văn
A – Giám đốc đối ngoại
KPH Communications
Đường Lê
Duẩn, Quận 1, TP.HCM
Tel:
08.8111111- Fax: 08.81111112
Hand
phone:………………………
Email:vanng@yahoo.com
Website:………